Det är svårt att komma fram till bra lösningar om du inte vet exakt vad som förväntas. Eller vad klienten egentligen har behov av. Med bra kravställning kan gapet mellan lösning och kund minskas avsevärt. Men när du utvärderar kravställningen och ser om den är bra, så är det ofta bäst att låta detta ske av en annan person. Det är inte ett ansvar som bör delas, eftersom du inte kan kontrollera dig själv.
I början kan det vara bäst att tänka mer på behovet än på själva lösningen. Även om du kanske har en viss känsla för vad som behövs, bland annat grundat på erfarenhet, så bör behoven vara klart fastställda. Utifrån detta som bas kan du sedan gå vidare och fundera ut olika lösningar. En del kanske är bättre från en ekonomisk synvinkel medan andra fungerar snabbare än andra. Till sist har du en plan som verkar vara den bästa och projektet kan komma igång.
Klar kravställning redan från början
Det är en process, kravställning är inte något du kommer fram till på några minuter. En del använder sig av VVV-modellen, där du ställer dig viktiga frågor. Vem, vad och varför ska alla besvaras för att kravställningen ska vara komplett. För en utomstående kan det låta enkelt, men det kräver faktiskt sin man. All funktionell kravställning minimerar risken för förseningar under projektets gång. Det är viktigt att använda de hjälpmedel som finns och låta processen ta sin tid.
Här ligger fokus på funktionell. Du kan alltid få en kravställning, men frågan är om den leder till den bästa lösningen. Det är alltså uppenbart att en bra utvärdering alltid är på sin plats. Och att du ska anlita de som verkligen kan det här med kravställning. I vissa situationer kanske det inte spelar så stor roll. Projektet är inte så stort och du har råd att bli försenad en smula. Men andra gånger så hänger en hel del på kravställningen. Om inte uppställningen är funktionell och du inte kommer fram till en rationell lösning så kan det ha en effekt med stora biverkningar. Konsultbolag1 jobbar med quality assurance i Sverige och hjälper företag varje dag.
Jobba med ömsesidig respekt
Det finns många sidor att ta hänsyn till när du jobbar med kravställning. Ibland måste du kunna ställa frågor, så att du verkligen har en klar syn på vad uppgiften innebär. Istället för att slösa både tid och resurser så gäller det att kunna se alla sidor. Detta kan inkludera en viss kommunikation, och då gäller det att ha ömsesidig respekt. Tydlig kravställning underlättar dialogen med leverantörerna. Läs mer på inkopsradet.se.
För att komma längre med kravställningen så lönar det sig att läsa om hur andra gör. Även om du anlitar en bra person för uppgiften, eller du har kvalifikationen själv, så kan du alltid gå framåt. Ibland är det så lätt att köra fast i ett hjulspår. Du gör det mesta på rutin, och resultatet kan mycket väl bli bra. Men om du går framåt och lär dig lite mer kan du komma fram till en alldeles utmärkt kravställning.
En kravställning som är både snabb och säker
Det finns alltså många faktorer som kommer in i bilden. Ibland så vill kunden ha en kravställning snabbt, de måste komma igång med sitt projekt. Då är det viktigt att inte missa detaljerna. För annars så kommer kanske projektet igång, men så blir det tvärstopp. Om något saknas, eller om säkerheten inte är tillräcklig, så blir det förseningar och merkostnader. Det gäller alltså hela tiden att balansera en funktionell kravställning med den tid du har till ditt förfogande.
Tidningen CIO rapporterar i denna artikel att det är viktigt att inte missa säkerheten vid en snabb kravställning. Se alltid till att kravställningens kvalitet, vare sig det säkerheten eller något annat, inte kompromissas av att det ska vara klart till en viss tidpunkt. Det är bra att jobba under lite stress, men det måste vägas mot vad du lämnar ifrån dig. Återigen så är det tydligt att en utvärdering är på sin plats. Och att den bör utföras av en annan person.
Var man på sin plats
Det finns många uppgifter som måste tas om hand i en verksamhet. Utan ett samarbete mellan de olika avdelningarna eller personerna så fungerar det helt enkelt inte. Detta bör även återspeglas i en kravställning. Se till att ha insikt i alla de olika delarna för att verkligen förstå vilket behov som finns. Ett och samma system kan ses på olika sätt beroende på vem det är som använder det. Den som sammanfattar kravställningen måste förstå alla dessa personers situation.
Att båda ansvara för kravställning och utvärdering är inte den bästa vägen att gå. Läs mer i denna artikel i Computer Sweden. Egentligen säger det sig självt att för en opartisk utvärdering så är det bäst att ha två olika ansvariga. Men vad som verkligen är viktigt är att få feedback från alla de parter som använder lösningen. Det räcker inte med att en avdelning tycker den är fantastisk och att det har förbättrat deras arbetssituation. I alla fall inte om en annan avdelning upplever att det saktar ner dem och skapar ytterligare problem i stället för att vara en lösning.
Kravställning är en komplex uppgift, men mycket viktigt. Du måste ha ett grepp över behov och lösningar, vad som krävs för att det ska fungera. Det går inte att skumma lite lätt på ytan, speciellt inte om det handlar om större projekt eller uppgifter. Vissa företag lägger ner stora summor pengar inte bara på att ta fram en bra lösning, men även när den ska införas.
Nyttan av kravställning
Det kan vara lätt att fortsätta i samma gamla hjulspår. Om ett system fungerade tidigare så kan det vara bra nog i dag. Men alla vet att så är inte fallet. Till och med små barn hänger med i utvecklingen och vill ha den senaste modellen av plattor. Hur mycket mer viktigt är det inte att ett företag är uppdaterat och effektivt? Ibland kan detta innebära ett nytt sätt att arbeta på. En lösning kan innebära att alla måste lära sig ett nytt system och att rutinerna förändras. Detta kan vara svårt i början, men lönar sig i längden.
Allt detta kan komma fram redan vid kravställningen. För den ser sig inte blind på vad som kan vara enklast, i alla fall är detta inte den enda faktorn som avvägs. Om företaget ligger i en fas med tillväxt så kan det vara bra att se framåt. Kan den här lösningen vara användbar om ett visst antal månader och år när verksamheten gått framåt ytterligare? Eller kommer företaget att växa ur den allt för snabbt? Och om du ändå väljer den första lösningen så ska det vara med ett gott underlag. Ett val som grundar sig på verkligheten.
Kravställning och utvärdering av denna är alltså en stor del av hur ett företag lyckas inom sitt område. Det kan vara avgörande i vissa situationer eftersom du investerar mycket av din budget i det. Därför bara måste det fungera, och är ingenting att ta lätt på. Men med proffsig hjälp vid din sida kommer du att klara av denna utmaning också.
